Dopo l'accesso si arriva al Menu. Le voci sono raccolte in gruppi: Il mio cartellino (Giustificativi, Trasferte, Cartellino), Cassetto documentale (Busta paga, C.U. · Documenti), Utilità e supporto (Registro presenti, Contatta assistenza, FAQ) e, per chi ha il ruolo, Da convalidare. In basso, il tondo al centro apre la ricerca: scrivendo o dicendo una parola («cedolino», «ferie venerdì», «timbrature oggi») si arriva direttamente alla schermata giusta. Le voci Giustificativi e Trasferte hanno accanto il pulsante +, che apre subito una nuova richiesta.
La prima schermata è la Home: il saluto con nome e azienda, il giorno di oggi, le schede (Badge digitale e Promemoria) e in basso la pillola ACCEDI. Sotto trovi Contatta assistenza, Reimposta password e Chiudi. Con la sessione già aperta la pillola diventa VAI AL MENU: tornare qui dal Menu non disconnette.
Nella schermata di accesso, Preferenze accesso ha due scelte: Accedi usando Biometria o Credenziali, e Modalità accesso Diretto o Federato (secondo quanto previsto dall'azienda). Con la biometria, le credenziali salvate vengono sbloccate con l'impronta o il volto: sotto la pillola si legge «Tocca ACCEDI per continuare con questo account». Modifica credenziali serve se sono cambiate.
È un secondo controllo dopo le credenziali. Si sceglie in Profilo → Accesso sicuro → Verifica in due passaggi: Attiva con biometria, Attiva con TOTP (un codice di sei cifre generato da un'app di autenticazione: Microsoft Authenticator, Google Authenticator, Bitwarden) oppure Disabilitata. Se l'azienda la richiede, non si può disattivare. Con il TOTP, la prima volta si collega l'authenticator con la chiave di configurazione mostrata dall'app; poi, a ogni accesso, si scrive il codice nelle sei caselle, anche incollandolo con Incolla, e si preme VERIFICA. Riconfigura 2FA serve se cambi telefono.
Il simbolo delle due persone dentro la pillola, a destra del filetto (in ACCEDI e in VAI AL MENU), apre il foglio Account registrati: tocca un profilo per portarlo in schermata, poi ACCEDI. Il numero sotto il simbolo dice quanti profili sono registrati. Dal foglio si aggiunge anche un Nuovo account oppure si attiva un account da un invito ricevuto via email (Ho ricevuto un invito → Attiva account da invito).
È la scheda che permette di timbrare senza entrare nel Menu. Si apre con un tocco sulla riga con la matricola e mostra le timbrature di oggi (freccia verde = entrata, rossa = uscita), una riga di stato («Tocca il pin per leggere la posizione, poi conferma.») e quattro comandi: il tondo del pin, il tondo del QR, il tondo Bluetooth (spento: la timbratura per avvicinamento non è ancora disponibile, e toccandolo lo dice) e la pillola con il verso della prossima timbratura, Entrata o Uscita.
Per timbrare: tocca il pin, l'app legge la posizione («Lettura della posizione in corso…»); la pillola si accende e conta alla rovescia («Uscita · 24»): hai trenta secondi per toccarla e timbrare. Passati, la riga dice «Lettura scaduta: tocca Aggiorna GPS» e si ripete la lettura. Mentre la pillola conta, il tondo QR è spento. Con l'Assistente acceso, sotto le timbrature compare la riga «Oggi giorno breve · uscita alle …» nei giorni in cui si esce prima.
Si accende in Profilo → Schede della Home («Mostra il badge nella schermata di accesso»). Quando è visibile sta sempre in testa alle schede.
Nella scheda Badge digitale tocca il tondo del QR: si apre il foglio Badge digitale («Mostra il codice al lettore») con un codice QR grande, nero su bianco, e sotto la stringa che contiene: codice azienda, codice operatore, data e ora. Il codice si rinnova ogni minuto allo scoccare del minuto (la riga sotto dice «Generato alle HH:mm:ss · si rinnova ogni minuto»), e mentre il foglio è aperto la luminosità dello schermo va al massimo perché il lettore legga meglio. Chiudi, il velo o la maniglia chiudono il foglio.
È la scheda che riassume la giornata e il periodo: le timbrature di oggi con gli orari, i giustificativi e le trasferte del periodo con il loro stato, i giorni in cui non è attesa timbratura (festività, domenica, sabato con settimana di cinque giorni, giustificativo a giornata intera) e l'avviso quando il mese sta per chiudersi. Il titolo dice il periodo coperto. Il + accanto a giustificativi e trasferte apre subito una nuova richiesta. Si accende e si spegne in Profilo → Schede della Home, dove si sceglie anche il periodo: Oggi, Settimana o Mese.
Un velo con il tuo nome («Un momento… Stiamo preparando la tua giornata») copre il caricamento; poi si apre il Menu. Se torni alla schermata di accesso dal piede del Menu, la sessione resta aperta e la pillola dice VAI AL MENU.
Il tondo in basso al centro del Menu (e del Calendario) apre la pagina Ricerca: in alto il campo «Cerca una sezione» con il microfono a destra, sotto la riga Esempi… che si apre e mostra alcuni esempi da toccare, costruiti sulle tue voci (per esempio «cedolino agosto», «ferie venerdì», «timbrature oggi», «presenti», «cartellino»; «convalida» per i responsabili).
Scrivi e i risultati compaiono mentre digiti, dal secondo carattere. Ogni riga è una destinazione con la sua icona; quando ne resta una sola la riga si accende e mostra il pulsante Apri: la apre anche Invio. Con più righe, Invio abbassa la tastiera e lascia l'elenco. Oltre sei righe compaiono le intestazioni per area (TIMBRATURE, GIUSTIFICATIVI, …).
Non serve il nome esatto della voce: valgono le parole di tutti i giorni. Qualche esempio: «cedolino», «busta», «stipendio» per la busta paga; «ferie», «permesso», «malattia», «lutto» per un giustificativo; «trasferta», «viaggio», «rimborso»; «cartellino», «saldo», «residuo»; «presenti», «chi c'è», «rubrica», «chiama» per il registro; «cu», «cud», «documenti»; «aiuto», «assistenza»; «faq», «guida»; «azienda» per il cambio azienda. Le parole si sommano e restringono: «ferie luglio» mostra solo ciò che riguarda i giustificativi di luglio.
Un mese («luglio», «mese scorso», «questo mese», «prossimo mese»), un anno («2025», «anno scorso»), un giorno («oggi», «ieri», «domani», «dopodomani», un numero come «il 12», oppure il nome di un giorno della settimana: «venerdì» vale il prossimo venerdì) o uno stato («approvate», «in attesa», «respinte», che vale per le convalide). Le destinazioni che non possono onorare il vincolo spariscono: dicendo «luglio», «Effettua timbratura» esce dall'elenco perché timbrare è adesso.
Quando resta niente, l'elenco spiega perché: «Nessuna voce con questo nome» se la parola non esiste, «Nessuna voce ha insieme «ferie» e «trasferta»» se le parole non stanno insieme, «Con «luglio» non resta niente. Togli quella parola per vedere: Registro presenti» se è un vincolo a svuotare l'elenco.
Direttamente dove serve, con i campi già impostati:
In Profilo → Preferenze app → Tipo di ricerca preferita scegli Vocale (l'altra scelta è Digitazione): il tondo mostra il microfono e la ricerca si apre già in ascolto, con il campo che dice «Parla, ti ascolto…» e la riga «In ascolto…» sotto. Serve il permesso del microfono; senza, si usa la tastiera.
Ogni frase riconosciuta diventa una pastiglia sotto il campo, e le pastiglie si sommano: «timbratura» elenca le voci con un numero accanto, «luglio» restringe, dire il numero («due») apre quella voce. Una parola non capita resta come pastiglia barrata e non entra nella ricerca; ogni pastiglia ha la × per toglierla. Il microfono è un interruttore: toccandolo si spegne, e quando si è spento da solo per silenzio la riga dice «Microfono spento. Toccalo per aggiungere una parola». Toccando il campo si passa alla tastiera senza perdere le pastiglie.
Comandi a voce, validi solo se detti da soli: indietro (o «togli») toglie l'ultima parola; cancella (o «azzera», «annulla», «da capo») azzera tutto e lascia il microfono acceso; ferma (o «stop», «silenzio») spegne il microfono; apri (o «vai», «conferma») apre la proposta quando è una sola; ripeti («cosa hai detto») rilegge le parole raccolte; chiudi (o «esci», «basta») torna al Menu.
No. La ricerca porta alla schermata giusta con i campi già impostati (il tipo di giustificativo, il giorno, il mese), ma la conferma è sempre un tuo tocco: non timbra, non invia, non salva. Un riconoscimento sbagliato ti porta al massimo nel posto sbagliato, mai a un dato sbagliato.
Un solo calendario per timbrature, giustificativi e trasferte: ogni giorno porta un segno colorato per tipo, e le tre pillole in alto accendono o spengono ciascun tipo. Le voci Giustificativi e Trasferte del Menu aprono lo stesso calendario già filtrato. In alto si passa fra la vista Mese e la vista Agenda, che elenca i movimenti giorno per giorno con gli orari delle timbrature (entrata verde, uscita rossa).
Si apre il pannello del giorno, con il nome del giorno in testa e due frecce per passare al giorno prima o dopo. Dentro, per tipo: le TIMBRATURE con la freccia (verde entrata, rossa uscita), l'ora e il tipo («Geolocalizzata», «Missione»…); i GIUSTIFICATIVI con lo stato, e finché sono da validare il comando Richiedi cancellazione; le TRASFERTE con la destinazione, lo stato, la riga della nota spese («Nota spese € …», «Nota spese da compilare») e l'icona per aggiungere l'impegno al calendario del telefono — toccando la riga si apre la pagina della trasferta. In fondo + Giustificativo e + Trasferta aprono una nuova richiesta con quel giorno già impostato. Se il giorno non è lavorativo il pannello lo dice («Sabato non lavorativo · profilo orario a 5 giorni»). Vai al mese porta a un altro mese, Oggi torna alla data corrente.
Si apre dall'icona in testata del Menu. Le sezioni: Dettagli anagrafica; Accesso sicuro, con la Verifica in due passaggi e il suo metodo (biometria, TOTP, disabilitata); Aspetto, con Il tuo mood: dodici combinazioni di colore, chiare e scure, che vestono tutta l'app; Schede della Home (Badge Digitale — «Mostra il badge nella schermata di accesso» —, Promemoria e il suo Periodo del promemoria); Preferenze app (Tipo di ricerca preferita, chiusura dell'app senza conferma, Blocca rotazione); Profilo orario personale, con l'Assistente. Le modifiche si salvano in automatico. La password si cambia dalla schermata di accesso con Reimposta password.
È il tuo orario di lavoro, quello su cui l'app ragiona. Si impostano la Settimana a 5 o 6 giorni, gli orari di Mattina e Pomeriggio, i Minuti di pausa, di tolleranza e i Minuti di flessibilità. Con la settimana a cinque giorni il sabato è trattato come festivo. Giorno breve: acceso, compaiono le pillole dei giorni (Lun–Ven, o Lun–Sab con la settimana a sei) per scegliere «un giorno della settimana in cui si esce un'ora prima»; quel giorno l'uscita attesa è anticipata di un'ora, e lo dicono il Badge («Oggi giorno breve · uscita alle …»), il Promemoria e il riquadro PRESENZE. Se l'azienda non consente la personalizzazione, la sezione lo dice. Oggi il profilo lo imposti tu; quando arriverà dall'azienda avrà valore ufficiale.
Con Attiva Assistente acceso, l'app confronta le tue timbrature con il Profilo orario e te lo racconta in tre posti. Nel riquadro PRESENZE: la pillola dice quale timbratura è attesa e sotto compaiono le righe della giornata («Turno 08:30–18:00 · attesa uscita alle 18:00», «Ore previste raggiunte alle 18:00 · puoi timbrare l'uscita», «Pausa di 0:34, ne erano previsti 1:00», «Mancano 1:13 alle ore attese (8:00)», «Sei in straordinario da 0:54 · ore attese (8:00) raggiunte»). Nel Promemoria e nel Badge: se oggi non è attesa una timbratura e il giorno breve. Nelle notifiche del telefono: gli avvisi descritti sotto, in «Quali avvisi mi manda l'Assistente?».
Le ore si contano dall'orario di ingresso del profilo: chi entra prima dell'orario previsto non accumula anticipo (08:08 con ingresso alle 08:30 conta dalle 08:30). La pausa più corta o più lunga del previsto viene segnalata, senza suggerire rimedi: ogni azienda ha le sue regole. Se il giorno è coperto da un giustificativo o da una trasferta, l'Assistente mette la timbratura in attesa e chiede conferma prima di procedere («Timbra comunque»).
In testata del Menu ci sono due icone. Il megafono apre Avvisi: «Qui arrivano le comunicazioni dell'azienda». La campanella apre Notifiche: i messaggi ricevuti sul telefono — fra cui quelli dei colleghi inviati dal Registro presenti e gli avvisi dell'Assistente —, ciascuno con Segna come letta ed Elimina; quelli già letti portano «Già visionato». Il numero sul tondo accanto a ciascuna icona dice quanti sono da leggere. Dalla ricerca: «notifiche» o «avvisi».
Con l'Assistente acceso (Profilo → Profilo orario personale → Attiva Assistente) e le notifiche consentite al telefono, l'app manda avvisi locali nei momenti che contano, una volta sola al giorno per ciascuno: Ingresso imminente e Ingresso entro il limite la mattina; Pausa disponibile, Inizio pausa al limite, Inizio pausa non rilevato; Rientro pausa, Rientro pausa in scadenza, Limite rientro superato, Pausa più corta del previsto, Pausa oltre il previsto; Ingresso pomeridiano imminente ed entro il limite; Monte ore raggiunto («Hai completato le ore previste per oggi. Puoi effettuare la timbratura di uscita.»); Timbratura mancata e Anomalia cartellino. Gli avvisi arrivano anche con l'app chiusa (su Android tramite le sveglie del sistema), e sono un aiuto: non timbrano e non inviano niente al posto tuo.
Da Utilità e supporto → Contatta assistenza, o dalla schermata di accesso, si apre il Modulo richiesta assistenza: Destinatario e Mittente sono già compilati (il mittente si può cambiare); scegli l'Area tematica fra «Problemi di accesso / Account», «Segnalazione Bug / Malfunzionamento», «Suggerimenti per nuove funzionalità», «Domande sull'utilizzo dell'App» e «Altro»; in Descrivi la tua richiesta scrivi o detta il testo, poi Invia. Dalla ricerca: «assistenza» o «aiuto».
La timbratura si fa dal Menu, nel riquadro PRESENZE sotto il nome, che porta la data di oggi. Il riquadro si apre e si chiude con un tocco sulla sua riga; aperto mostra le timbrature di oggi con freccia e ora, e la pillola grande che dice già la prossima — Entrata o Uscita — con l'ora corrente:
Se per oggi non è attesa una timbratura (giorno non lavorativo, giustificativo in corso, trasferta), l'app lo dice e chiede «Vuoi timbrare lo stesso?»: Timbra comunque resta possibile. Storico, nel riquadro, apre il Calendario delle timbrature.
Con il Badge Digitale acceso (Profilo → Schede della Home) si può timbrare anche dalla schermata di accesso, senza entrare nel Menu: tondo del pin, poi la pillola entro trenta secondi. Le timbrature possono nascere anche dai rilevatori fisici dell'azienda e dal back office: il riquadro le mostra tutte, da qualunque fonte.
Con l'Assistente acceso lo dice il riquadro PRESENZE, aggiornato ogni minuto: «Mancano 1:13 alle ore attese (8:00)» finché le ore non ci sono; «Ore attese (8:00) raggiunte · 0:20 in più» a giornata chiusa; «Sei in straordinario da 0:54 · ore attese (8:00) raggiunte» mentre sei ancora dentro oltre le ore previste. Il conto parte dall'orario di ingresso del Profilo orario, non dalla timbratura se è anticipata, e tiene conto della pausa. Quando le ore ci sono arriva anche l'avviso Monte ore raggiunto. Il totale del mese, con dovute, effettuate e differenza, sta nel Cartellino.
Una timbratura non fatta si regolarizza con una richiesta di Richiesta timbratura fra i giustificativi: dalla ricerca, scrivendo o dicendo «timbratura dimenticata», si apre la richiesta con il tipo già impostato; basta indicare il giorno e l'orario che si sarebbe dovuto timbrare e premere CONFERMA. La richiesta segue poi l'approvazione del responsabile.
Dal Menu, gruppo Il mio cartellino, tocca Cartellino:
La pillola con il nome del mese accanto alla voce Cartellino, nel Menu, apre direttamente l'ultimo mese disponibile. Dalla ricerca, «cartellino febbraio» apre direttamente il dettaglio di quel mese.
Un giustificativo è una richiesta di autorizzazione (ferie, permesso, congedo, smart working, …). Dal Menu, gruppo Il mio cartellino, tocca il + accanto a Giustificativi:
Dalla ricerca si fa prima: «ferie venerdì» apre la richiesta con il tipo Ferie già scelto e il giorno impostato; «malattia» da sola apre la richiesta con la parola già nel campo del tipo e la data di oggi.
Toccando la voce Giustificativi si apre il Calendario filtrato sui giustificativi: i giorni con richieste hanno un segno, e toccando un giorno si vede l'elenco con lo stato di ciascuna richiesta. I colori dello stato sono sempre gli stessi: verde autorizzata, arancio da validare, rosso respinta. Nella schermata di accesso, la scheda Promemoria riporta i giustificativi del periodo scelto. Dalla ricerca, «giustificativo 14 settembre» o «ferie settembre» aprono il Calendario sul giorno giusto, con il pannello già aperto.
Non è possibile modificare un giustificativo già validato: per cambiarlo occorre rivolgersi al proprio responsabile.
Non è possibile modificarlo. Finché è da validare si può chiederne la cancellazione: nel Calendario tocca il giorno, e accanto alla richiesta trovi Richiedi cancellazione; lo stesso comando c'è nel foglio Giustificativi di oggi, che si apre dalla pillola accanto alla voce Giustificativi nel Menu. Poi si inserisce una nuova richiesta corretta.
Una trasferta è una richiesta di autorizzazione alla trasferta. Dal Menu, gruppo Il mio cartellino, tocca il + accanto a Trasferte (o, dal Calendario, + Trasferta nel pannello del giorno): si apre il modulo, tutto in una schermata, in tre parti:
Il modulo lo ricorda: «Il rimborso non viene calcolato qui: dipende dalle tariffe che il responsabile applica in convalida». Toccando la voce Trasferte si apre il Calendario filtrato sulle trasferte. Dalla ricerca, «trasferte luglio» apre quel mese; «trasferta napoli» apre direttamente la pagina della trasferta.
Nel Calendario tocca il giorno e poi la riga della trasferta (o dalla ricerca: «trasferta napoli»): si apre la pagina Trasferta con la tratta («Cosenza → Napoli»), lo stato (Autorizzata, da validare, respinta), la barra del percorso della richiesta — Richiesta → Autorizzata —, le sezioni RICHIESTA (profilo, oggetto, riferimento, causale, attività) e PERCORSO (partenza e destinazione con CAP e ISTAT), e in fondo Giornate della trasferta: «Per ogni giornata: prima gli orari, poi le spese», con i due comandi Orari e Nota spese per ciascun giorno. Finché la richiesta lo consente c'è anche Modifica trasferta. La liquidazione della trasferta non si gestisce dall'app in questa versione.
Dalla pagina della trasferta tocca Orari sulla giornata: si apre il pannello Orari («Ingresso e uscita di ogni giorno») con una riga per giorno — GIORNO, INGRESSO, USCITA — da compilare con i selettori dell'ora. Al salvataggio un avviso breve dice «Orari aggiornati». Gli orari compaiono poi nell'intestazione della nota spese di quel giorno («09:00 – 19:00»).
Dalla pagina della trasferta tocca Nota spese sulla giornata: si apre la pagina Nota spese con la tratta, il giorno, gli orari e i due totali — Totale giorno e Complessivo di tutta la trasferta (finché carica mostrano «€ –,––») — e sotto l'elenco delle voci previste dall'azienda (Aereo, Autobus, Carburante, Hotel, Pedaggio autostradale, Altre spese…), con l'importo e «Ricevuta allegata» per quelle già compilate. Tocca una voce (Modifica): si apre il suo pannello.
Le foto degli scontrini partono verso il gestionale come un'unica immagine in colonna, con in calce un codice QR che permette di ricostruire i singoli scontrini: riaprendo la voce, anche da un altro telefono, si rivedono uno per uno con i loro importi. Se il gestionale non rimanda le foto, la voce mostra comunque il numero di scontrini e gli importi, e avvisa che salvando di nuovo l'allegato sarebbe sostituito con le sole foto presenti sul telefono. Uno scontrino può anche non avere foto (un parcheggio a monete): basta l'importo. Dalla ricerca: «nota spese 29 agosto» apre direttamente questa pagina; «spese autobus 29 agosto» apre anche la voce.
Dal Menu, gruppo Cassetto documentale, tocca Busta paga:
La pillola con il nome del mese accanto alla voce Busta paga, nel Menu, apre direttamente l'ultimo cedolino disponibile. Dalla ricerca, «cedolino luglio» apre direttamente quel mese.
Sì. Lo scarico della busta paga dall'app vale come avvenuta ricezione: il datore di lavoro può verificare l'effettivo download di ogni busta paga per il dipendente.
Dal Menu, gruppo Cassetto documentale, tocca C.U. · Documenti: si apre la sezione Certificazione Unica con l'elenco delle certificazioni. Tocca quella di interesse: si apre la scheda con il riepilogo (nome del documento, data di emissione) e il comando per scaricare il PDF.
Dal Menu, gruppo Cassetto documentale, tocca C.U. · Documenti:
La stessa voce porta alle certificazioni o ai documenti secondo quanto l'azienda ha reso disponibile.
Dal Menu, gruppo Utilità e supporto, tocca Registro presenti:
Dalla ricerca, «presenti» o «chi c'è» aprono direttamente il registro.
Chi ha il ruolo di responsabile trova nel Menu il gruppo Da convalidare, con le voci Giustificativi, Trasferte, Straordinari e Attività. Dalla ricerca, «convalida» le elenca tutte.
Dal Menu, gruppo Da convalidare, tocca Giustificativi (schermata Convalida Giustificativi):
Nella stessa schermata, dopo aver filtrato per periodo, tipo o dipendente, la scheda DA VALIDARE in basso elenca le richieste in attesa.
Nella stessa schermata, dopo aver filtrato per periodo, tipo o dipendente, la scheda VALIDATI in basso elenca le richieste già autorizzate.
Per rivederlo o riportarlo in lavorazione:
Dal Menu, gruppo Da convalidare, tocca Trasferte (schermata Convalida Trasferte):
Nella stessa schermata, indicato il dipendente, tocca la trasferta di interesse fra quelle da validare e premi Rifiuta.
Per riportarla in lavorazione e autorizzarla:
Per riportarla in lavorazione e rifiutarla si segue la stessa strada: scheda VALIDATE, dettaglio della trasferta, RIPRISTINA e conferma.
Dal Menu, gruppo Da convalidare, tocca Attività (schermata Gestione Attività):
Nella stessa schermata, scelto il dipendente, tocca Convalida Attività, controlla il riepilogo di quanto rendicontato e premi CONFERMA.
Dal Menu, gruppo Da convalidare, tocca Straordinari (schermata Convalida Straordinari, con il riepilogo per nominativo delle ore da autorizzare e autorizzate):
Nella stessa schermata, indicato il periodo, scegli il dipendente: l'elenco mostra le ore eccedenti giorno per giorno, con quanto è stato riconosciuto come straordinario e quanto no.
Panea HRM · FAQ e guida aggiornate al 24 settembre 2026.